Ofta är det kanske inte den som öppnar posten som köpt allt som ligger till grund för fakturorna. T.ex. kanske det är data-avdelningen som köpt in en ny dator, och marknadschefen som köpt annonsplatsen. Det är således viktigt att dessa personer ser vad företaget ska betala för respektive inköp och var för sig godkänner ”sin” kostnad. För handen på hjärtat, varken den som sprättar posten eller IT-chefen kan faktiskt avgöra om annonsplatsens faktura blivit korrekt. En ytterligare sak som försvårar är att marknadschefen kanske heller inte är den som har befogenhet att godkänna betalningen. I detta fall vi nu målar upp behövs ett attest-system. I korta drag så skickas alla fakturor ut i ett elektroniskt system. Så fakturan som gäller annonsplatser skickas ut till marknadschefen. Denne får kolla på fakturan och godkänna den. Efter dennes godkännande kan den skickas vidare till VD som gör slutgodkännande på själva utbetalningen. Ett attestsystem bygger alltså på att VD litar på att marknadschefen inte godkänner felaktiga kostnader, men det är avsevärt mycket bättre än att företagets VD ska gissa på om kostnaderna är korrekta eller inte. Attestsystem är alltså elektroniska system, och tack vare arbetet som görs i attest-systemet kan man exportera betalfiler som gör att man även slipper lägga upp betalningar individuellt i banken.
