Idag slåss många moderna redovisningsbyråer om att erbjuda den bästa lösningen. Självklart är vi en av dem, och det är verkligen kul att att se hur många aktörer som tvingats bli bättre för att hänga med i konkurrensen. En aspekt i att erbjuda en modern tjänst är att prata om ”digital bokföring”. Men vad innebär det egentligen? Ja, en ledtråd ges genom att kika på vilka delar som kan vara digitala gällande bokföringen. Dels har man en hantering av material hos kunden, och dels en hantering hos sin redovisningsbyrå. Den andra delen, dvs hanteringen hos byråer, är såklart allt fler som sköter digitalt. Oftast innebär det att redovisningsbyrån erbjuder system för att ta emot material digitalt, och själva inte lagrar de fysiska underlagen. Vidare bokförs allt i digitala system som oftast finns i molnet så kunden kan se rätt in i bokföringen.
På kundsidan är det oftast inte tal om ”digital bokföring”, utan mer digitala system som lika mycket underlättar internt. Hur hanteras till exempel kvitton, leverantörsfakturor och kundfakturor. För oss tycker vi att det är en självklarhet att kunderna i så hög mån som möjligt skickar sina fakturor digitalt, och att kvitton som måste fås fysiskt fotas med en smart app. Men gällande leverantörsfakturor, hur ska man göra där?
Ska man ta emot fakturorna själv – eller ska de komma rakt till sin redovisningsbyrå? Vi är såklart stolta över att erbjuda en helt flexibel lösning – som kund kan man helt enkelt välja. Men vad rekommenderar vi? Ja, ofta tycker vi att det är lite ”att gå över ån för att hämta vatten” när de minsta kunderna frågar om möjligheten att ställa om posten digitalt. Man ska komma ihåg att även efter omställning kan vissa fakturor hamna på kontoret ändå, varpå en alternativ lösning hur som helst måste finnas. Så, har man helt enkelt en minder mängd fysiska fakturor man får varje vecka, ja behåll dem då och sköt betalningen själva.
Vår tumregel för att ställa om posten till ett helt digitalt flöde är när man svarar ja på någon av tre frågor:
- Får du så många fakturor att det är jobbigt att sprätta breven?
- Får du så många fakturor att det är jobbigt att lägga upp till betalning i banken?
- Är det flera personer som ska ge sitt ok på en faktura före den betalas?*
Vid jakande svar på någon av dessa frågor så brukar vi säga; ”ställ om posten så fixar vi allt helt digitalt”. För självklart stoltserar vi med att vara en digital och modern redovisningsbyrå. Men vi stoltserar extra med att vara flexibla och inte tvinga in kunder i vissa system. Det tycker vi känns extra modernt.
*Den sista frågan syftar till att reda ut huruvida det finns behov av ett digitalt attestflöde. Detta innebär att en digital bild på en faktura skickas ut i ett flöde där flera personer ges möjlighet att godkänna den.