Skicka in material

Ladda hem Bokoredo Pro, som finns både för iPhone och Android. Första gången du startar appen ska du göra ett par inställningar, så klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet.

Du ska nu lägga till ditt företag, varpå du klickar på ”+” uppe i högra hörnet.

Skriv in ditt företagsnamn, samt dess organisationsnummer. Sedan väljer du att aktivera de kategorier du vill kunna skicka in. Avsluta genom att spara längst ner.

Levfaktura: För att kunna skicka in leverantörsfakturor med appen.

Kort: Denna kategori skall aktiveras om du vill skicka in underlag tillhörande ett företagskort. Skriv in kortets 4 sista siffror, och det går naturligtvis lika bra oavsett om det är ett debet eller kreditkort.

Privat: Gör du som ägare av ditt bolag ibland utlägg privat, så aktiverar du denna kategori.

Kundfaktura: Används för att kunna skicka in dina utgående fakturor via appen, t.ex. om du gör dem manuellt. Använder du bokföringsprogrammet för att skapa fakturor, eller annat 3:e-partsprogram, så kan du alltså inaktivera denna kategori.

Annat: Hit skickar du sådant du inte vet vad det ska kategoriseras som. T.ex. försäkringsbrev eller andra dokument.

Baserat på de kategorier du valt att aktivera, genereras nu dina specifika adresser. Denna vy, som du kommer åt från huvudmenyn, agerar alltså som en fusklapp du kan kika på när du t.ex. ska skicka in PDF faktura via din vanliga mail på datorn och behöver dubbelkolla adressen.

Nu är du klar med inställningarna, och från och med nu är det bara att klicka på ”fota”-knappen direkt när du öppnar appen och vill fota av ett underlag.

Ps. Första gången frågar telefonen om du ger appen tillåtelse att använda kameran. För att kunna använda appen måste du svara ja på den frågan.

Appen frågar om hur underlaget du nu vill fota har betalats. Är det t.ex. en inkommande faktura väljer du ”Levfaktura” som kategori, och har du istället gjort ett privat utlägg så väljer du ”Privat”. De kategorier som visas här är desamma som du valt att aktivera i inställningarna.

Se till att du fotar i en miljö med god belysning, och att bilden är skarp. Är det dålig fokus kan du alltid klicka på bilden för att justera fokus. Vill du ta många bilder på rad kan det vara smidigt att låsa skärpan. Detta gör du på knappen markerad med en etta på bilden ovan. För att ta bilden klickar du på knappen markerad med en tvåa.

Första gången du tagit en bild visas en informationsruta. Denna beskriver de tre val du har efter varje bild du tagit. Vi går igenom dessa tre val separat i nästa steg i guiden du nu går genom. Stäng ner pop-up:en genom att klicka på krysset uppe i högra hörnet.

Om underlaget du just fotat har t.ex. en baksida eller om inte hela kvittot/fakturan fick plats på en bild så ska du klicka på knappen markerad med en etta. Detta innebär att du ges möjlighet att ta en till bild som kompletterar den bild du just tagit. Vill du istället ta en bild på ett helt nytt underlag som inte hör ihop med förra bilden, går du istället vidare genom at klicka på knappen markerad med en tvåa. Då ges du i nästa steg möjlighet att ta en till bild. Du upprepar alltså dessa steg tills dess att du fotat alla underlag du har för tillfället. Är det så att du är klar och ej har fler bilder att ta, så ska du klicka på knappen markerad med en trea. Sista valet du kan göra, är att ”swipe:a” bilden uppåt, som är markerat med en fyra. Du tar då bort bilden om du missade en del av underlaget eller om bilden inte blev skarp.

När du fotat klart kommer du till en vy där du kan se alla underlag du fotat. Du kan klicka på enskilda underlag, och med fritext addera en kommentar. Detta är bra om kvittot t.ex. ska bokföras på ett specifikt projekt, eller om du vill ange vilka som var med på representationslunchen och vad syftet var.

Din vanliga mail-klient öppnas i nästa steg upp, och du klickar på skicka för att sända materialet till oss.

Ps. Det är alltså viktigt att du har igång Apples egna mailklient om du har en iPhone.

När du skickat iväg ditt underlag genereras en kod, som är dagens datum samt klockslag. Då du enligt lag måste spara det fysiska underlaget även om du digitaliserat det, så rekommenderar vi dig att lägga materialet i en plastficka. På plastfickan skriver du numret som genererats på t.ex. en Post-It. Detta underlättar för någon att i framtiden hitta ett specifikt underlag.

Från huvudmenyn kan du nu se det material du fotat och skickat in tills dess att du klickar på det och raderar filen. Du ser på bilden dels vilken kategori du fotat, och datum/klockslag då det skedde.